SAMFÄLLIGHETENS ÅRSMÖTE 25/3 FLYTTAS FRAM

Varför?

Med anledning av rekommendationerna i samhället kring Coronaviruset har styrelsen beslutat att ställa in det fysiska årsmötet den 25/3. Vi har därför i samråd med revisorerna beslutat att genomföra mötet utan fysisk träff i en möteslokal. Vår bedömning är att denna metod är ett bättre alternativ än att hålla ett årsmöte med smittorisk och ytterst få deltagare och då få en dålig förankring av de beslut som fattats på mötet.

Vad säger stadgarna?

Årsmötet ska enligt stadgarna genomföras under mars månad. Vi vill därför ogärna flytta det framåt eftersom det leder till andra problem. Ingen kan heller säga hur det ser ut om en månad eller två och då riskerar vi att årsmötet kommer alldeles för långt fram i tiden.

Vad händer om vi inte har ett årsmöte?

Då har vi inte en formell styrelse för samfälligheten med dess tillgångar och förvaltning. Vi kan inte heller ta ut samfällighetsavgiften av medlemmarna vilket leder till att vi tömmer samfällighetens kassa.

Hur kommer årsmötet genomföras?

Mötet kommer därför genomföras på så sätt att en ny dagordning delas ut innehållande kommentarer från styrelse, revisorer och valberedning och förslagen till beslut förklaras mer ingående i möteshandlingarna. Det är alltså vad vi annars muntligt skulle gått igenom på det fysiska mötet.

Dagordningen kommer vara utformat som en röstsedel och vid varje punkt framgår kortfattat vad som föreslås och där får medlemmen då rösta ja eller nej till varje förslag. Röstsedlarna ska sen vara inlämnade ett visst datum som då blir det formella mötesdatumet.

Styrelsen kommer sedan med mötesfunktionärerna (rösträknare, justeringsmän mfl.) gå igenom underlaget som kommit in för att sammanställa besluten som fattats i ett protokoll. Protokollet kommer sedan enligt stadgarna läggs upp på hemsidan och mailas ut.

Vad händer nu?

Detta omtag innebär en del merarbete vilket gör att datumet för årsmötet kommer ske efter den sista mars men vi bedömer att detta är ett mycket bättre alternativ än att inte veta när vi kan ha ett framflyttat årsmöte.

Vi kommer nu revidera möteshandlingarna för att de ska vara tydligare för alla eftersom vi inte kan förklara något som vi gör på ett fysiskt årsmöte. Därför tar vi nu bort de gamla handlingarna på hemsidan och vi återkommer med nya.

Inom ett par veckor kommer ni få den nya dagordningen med all nödvändig information om mötet i era brevlådor. Har ni några frågor om detta når ni styrelsen på info@harpunen.se

Med vänliga hälsningar Styrelsen Harpunens samfällighetsförening

© Copyright 2012, Harpunens samfällighet